Privacy en Disclaimer

1. Begripsbepalingen ………………………………………………………………………………………………….

2. Reikwijdte ……………………………………………………………………………………………………………..

3. Doel ……………………………………………………………………………………………………………………….

4. Vertegenwoordiging……………………………………………………………………………………………….

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking…………………………………………………………….

6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene …………………………..

7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden……………………………………………………….

8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens ……………………………….

9. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging………………………………

10. Bewaartermijn van gegevens…………………………………………………………………………………

11. Beveiliging……………………………………………………………………………………………………………

12. Klachten ………………………………………………………………………………………………………………

13. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement……………………………………

 

versie 1.0 2

 

1. Begripsbepalingen

• persoonsgegevens: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een

identificeerbare natuurlijke persoon;

• verwerking van persoonsgegevens: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens;

• verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van

gegevens;

verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens;

• bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van

gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze,

dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

• verantwoordelijke: SnelCare;

betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben of diens wettelijk

vertegenwoordiger;

• derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, of enig persoon die onder

rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke, of als opdrachtnemer gemachtigd is om

persoonsgegevens te verwerken;

• ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;

toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende

ondubbelzinnige toestemming waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende

persoonsgegevens worden verwerkt;

• het College bescherming persoonsgegevens: het College dat wettelijk tot taak heeft toe te

zien op de verwerking van persoonsgegevens;

• WBP: Wet bescherming persoonsgegevens

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand

zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het gaat zowel om

persoonsgegevens die op papier staan als om elektronisch opgeslagen persoonsgegevens.

3. Doel

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven aan de bepalingen van de

Wet Bescherming Persoonsgegevens. Dit reglement is van toepassing binnen SnelCare en heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, hun

wettelijke vertegenwoordiger(s), hun partner en/of familieleden, alsmede van hun

behandelend (huis)arts.

4. Vertegenwoordiging

Cliënten die niet in staat of bevoegd zijn om zelfstandig hun rechten uit te oefenen, worden bij

de toepassing van dit reglement als volgt vertegenwoordigd:

• Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag

uitoefenen dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.

• Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt, maar nog

niet de leeftijd van achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke

waardering van zijn belangen ter zake.

• Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een

redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders op.

• Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van zestien tot achttien valt en in staat is tot een

redelijke waardering van zijn belangen dienen de ouder(s) te worden beschouwd als derden.

privacyreglement SnelCare

versie 1.0 3

• Indien de betrokkene achttien jaar of ouder is en niet in staat kan worden geacht tot een

redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt, in volgorde als hier weergegeven, als

vertegenwoordiger voor hem op:

– de curator of mentor indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het

mentorschap is ingesteld;

– de persoonlijk gemachtigde indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij

deze persoon niet optreedt;

– de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst

of ontbreekt;

– een ouder, kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.

• Ook indien de betrokkene die de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt, wel in staat is tot een

redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon

schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden.

• De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden

ingetrokken.

• De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed

vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn

taken te betrekken.

• Indien een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke

zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze

vertegenwoordiger.

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

Teneinde de verwerking van persoonsgegevens te voorzien van een rechtmatige basis zal

SnelCare zich aan de volgende regels houden:

• Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en

zorgvuldige wijze verwerkt.

• Persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de

doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

• Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor

zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet

bovenmatig zijn. Dit betekent dat de registratie van de persoonsgegevens moet passen binnen

het voor die registratie omschreven doel, alsmede dat de aard en de omvang van de

verzamelde gegevens dusdanig is, dat het doel van de registratie daarmee wordt

bewerkstelligd.

• De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van

persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de

persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt beperkt door dit reglement. De

verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven

van dit reglement.

• De verantwoordelijke heeft de plicht ervoor zorg te dragen dat een niet aan zijn rechtstreeks

gezag onderworpen bewerker van de persoonsgegevens zich contractueel gebonden weet aan

dit reglement.

6. Verwerking van persoonsgegevens en informeren van betrokkene

Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid, handicap of beperking mogen slechts

worden verwerkt indien de betrokkene voor deze verwerking zijn ondubbelzinnige

toestemming heeft verleend. De verantwoordelijke informeert elke betrokkene die

ingeschreven staat over de wijze waarop SnelCare met de persoonsgegevens omgaat.

Voor uitwisseling van persoonsgegevens tussen medewerkers van SnelCare is geen

privacyreglement SnelCare

versie 1.0 4

expliciete toestemming van betrokkene vereist voor zover deze uitwisseling van belang is

voor de uitvoering van de overeenkomst tussen betrokkene en SnelCare en

noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging aan betrokkene dan wel het beheer

en management van SnelCare.

7. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens die bestaat uit het verstrekken van

persoonsgegevens aan personen buiten SnelCare of aan andere instellingen is de

toestemming van betrokkene vereist. Voor de gevallen waarin aan dit vereiste niet behoeft te

voldaan volgt SnelCare de regeling in de WGBO (art. 7:457 BW). Dit betekent dat

geen toestemming is vereist indien de verstrekking plaatsvindt op grond van een wettelijk

voorschrift (lid 1), aan de vertegenwoordiger van de betrokkene (lid 3) of aan anderen binnen

een “zorgverleningteam” die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de

overeenkomst met betrokkene als bedoeld in lid 2 van art. 7:457 BW.

8. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

• De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van-, alsmede het recht op verstrekking van

de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens.

• De gevraagde inzage en of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk

binnen vier weken, plaatsvinden, respectievelijk worden verstrekt.

• Inzage en afschrift van deze gegevens kan worden geweigerd of beperkt op grond van

gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker. Een besluit tot weigering of beperking

van inzage en afschrift wordt genomen door de directie van SnelCare.

• Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden

gebracht.

9. Aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging

• Op uitdrukkelijk verzoek van de betrokkene worden de verzamelde persoonsgegevens

aangevuld, gecorrigeerd, afgeschermd voor derden of verwijderd/vernietigd.

• De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens

indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake

dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijke voorschrift, in de verwerking voorkomen.

Correcties moeten door SnelCare worden doorgegeven aan derden, indien zij de

onjuiste gegevens hebben ontvangen.

• De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het

schriftelijke verzoek tot aanvulling, correctie, afscherming of verwijdering/vernietiging in

hoeverre hij daaraan wil voldoen. Niet gehonoreerde verzoeken worden schriftelijk

gemotiveerd.

• Een gehonoreerd verzoek tot verwijdering/vernietiging van gegevens wordt binnen drie

maanden na honorering uitgevoerd.

10. Bewaartermijn van gegevens

• Persoonsgegevens worden tot één jaar na beëindiging van het contact met de betrokkene

bewaard, tenzij met de betrokkene schriftelijk een langere bewaartermijn is afgesproken.

• Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken worden de

persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd/vernietigd.

privacyreglement SnelCare

versie 1.0 5

11. Beveiliging

De WBP verplicht de verantwoordelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen

om persoonsgegevens tegen onbevoegde inzage te beschermen. De volgende bepalingen

gelden ter beveiliging van persoonsgegevens:

• Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig zijn voor het doel van de

verzameling.

• Alleen direct betrokken medewerkers hebben inzage in persoonsgegevens.

• Alle persoonsgegevens zijn opgeborgen in afsluitbare kasten, laden, ruimten.

• Elektronisch opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen na ingeven van een persoonlijk

wachtwoord in te zien.

• Elektronisch opgeslagen gegevens worden versleuteld verzonden.

• Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht betreffende persoonsgegevens.

In dit kader wordt onder de term ‘medewerkers’ eveneens begrepen: invalkrachten en

stagiaires. Hierbij geldt de aanvullende bepaling dat op de verantwoordelijke de

verantwoordelijkheid rust deze categorie medewerkers expliciet en nadrukkelijk bekend te

maken met het van kracht zijn van dit reglement.

12. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden

nageleefd kan hij zich wenden tot:

• de verantwoordelijke;

• de leidinggevende van de verantwoordelijke, waarbij de interne klachtenregeling van

SnelCare van toepassing is;

• het College bescherming persoonsgegevens, met een verzoek een onderzoek in te stellen of

de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met de

Wet bescherming persoonsgegevens, dan wel gebruik te maken van de in hoofdstuk 8 van de

WBP neergelegde beroepsmogelijkheden.

13. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

• Wijziging van dit reglement wordt aangebracht door de verantwoordelijke.

• De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt

aan betrokkenen.

• Dit reglement is per 1 juni 2012 in werking getreden.

• Dit reglement kan vanaf de website van SnelCare worden gedownload. Op aanvraag

wordt een papieren versie van dit reglement tegen kostprijs aan een ieder verstrekt.